O Colégio de La Salle, em Bogotá, é um colégio bilíngue com uma biblioteca em cada secção: uma para o ensino secundário e outra infantil. Quando decidiu levar a sua biblioteca ao Janium, o seu acervo não vivia num sistema bibliotecário, mas numa folha de cálculo: uma lista de Excel com quatro colunas por livro (autor, título, editora e ano). Hoje opera um sistema na nuvem que cataloga, empresta e publica o seu catálogo em linha. Este caso relata como se fez a conversão e o que têm agora.
O que falta a uma lista em Excel
Quatro campos bastam para saber que livros há, mas não para operar uma biblioteca. Com uma lista de autor, título, editora e ano não se pesquisa por assunto, não se distinguem dois autores com o mesmo nome, não se agrupa a obra de um deles sob uma forma normalizada e, sobretudo, não se empresta: uma folha de cálculo não sabe quem tem qual livro nem quando deve devolvê-lo. Passar dessa lista a um sistema que catalogue e empreste, campo por campo e à mão, é o trabalho que muitas bibliotecas pequenas adiam durante anos.
A conversão, com enriquecimento
Para não voltar a introduzir cada ficha, a Janium processou a lista com o Collect, a sua ferramenta interna de extração de metadados com inteligência artificial. O colégio não contratou o Collect: foi o meio com o qual se fez a conversão.
A partir do autor e do título, o Collect identificou cada obra e produziu um registo completo em MARC21/RDA. Além dos quatro campos de origem, cada registo saiu com uma nota de resumo, cabeçalhos de assunto normalizados e entre 16 e 33 campos. Foram 2.423 títulos da biblioteca do ensino secundário e 410 da infantil, processados em quatro dias.
A qualidade não é dada como boa às cegas: o Collect avalia cada registo e pontua-o conforme a sua completude e até que ponto pôde sustentar, e marca com uma nota visível os que ficam abaixo do limiar. Isso é o que permite rever por exceção: o catalogador atende aos registos que o sistema aponta, não à lista inteira um por um. O trabalho de descrição chega pronto; a atenção humana concentra-se onde o sistema avisa que convém olhar.
O sistema que operam agora
Os registos não ficaram numa base apenas para consultar. O colégio passou de uma lista que se lia a uma biblioteca que funciona, sobre o Janium na nuvem (JaniumNet), com estes módulos:
- Catálogo público em linha (OPAC), acessível em
colsalle.janium.net, onde alunos e docentes pesquisam por autor, título ou assunto. - Circulação: empréstimos, devoluções, reservas e multas, com serviços ao utilizador. É a peça que uma folha de cálculo nunca deu: saber quem tem cada livro e gerir a sua devolução.
- Repositório digital para imagens, texto, áudio e vídeo, com índice de texto completo e visualizador de aproximação.
- Controlo de autoridade para manter consistentes os nomes e os assuntos, e inventário físico sem interromper o empréstimo.
Para a biblioteca de um colégio deste tamanho (duas secções, cerca de 2.800 títulos), a assinatura anual do Janium na nuvem, com a implementação, a conversão do acervo e a formação incluídas, situa-se na ordem de alguns milhares de dólares por ano. É uma referência de escala, não uma tarifa: depende dos módulos e do tamanho do acervo de cada instituição.
O que este caso deixa
Muitas bibliotecas pequenas guardam o seu acervo numa folha de cálculo porque montar um sistema a sério parece um projeto grande. O percurso revelou-se curto: a conversão com enriquecimento fez o trabalho de descrição, a revisão concentrou-se no que o sistema marcou e, no final, o colégio ficou a operar uma biblioteca que cataloga, empresta e publica o seu catálogo em linha, muito longe da folha de cálculo com a qual começou. Para uma instituição deste tamanho, esse ponto de entrada é mais acessível do que costuma supor-se.