Como evitar que um lote degradado entre no catálogo é um problema distinto do de um campo mal extraído. Em por que confiar num catálogo feito com IA está a confiança de conteúdo: de onde vem cada dado, autoridades, campos com regra, avaliação por registro. À escala de milhares de documentos aparece outro risco: que algo falhe na operação e degrade o lote inteiro sem que ninguém note.
Um lote de mil registros sem as ligações aos arquivos de origem continua a parecer bem —títulos, datas, autores— até alguém tentar abrir o documento no catálogo e a ligação não estar. Nessa altura o lote já entrou. O Collect não guarda uma cópia de segurança do lote antes de catalogar: se se entrega mal, não há um «desfazer» automático. Por isso as defesas estão em não entregar: parar de forma visível.
Verificar as fontes na nuvem antes de arrancar
Quando uma instituição cataloga a partir do Google Drive ou de outra nuvem, essa fonte traz a ligação ao documento original em cada registro. Se o Collect arranca sem ter ligado uma fonte na nuvem que está habilitada, produz registros que parecem completos mas sem essa ligação; uma segunda passagem pode escrever por cima dos que a tinham.
Ao iniciar, o Collect comprova que cada fonte na nuvem habilitada ficou ligada. Se uma não ligou, pára e nomeia quais falharam. Processar sem elas não é um trabalho incompleto que se corrige depois: é perder as ligações em silêncio.
Pode-se seguir de propósito, com essa fonte caída. Então regista-se o erro e os registros afetados marcam-se para revisão. Isso é uma decisão, não o comportamento por defeito.
Uma pasta local não dispara esta verificação: não é o caso que perde a ligação ao Drive.
Deter o lote degradado antes de o entregar
O segundo controlo está no fim, quando o lote se arma para o catálogo —o envio que descreve do registro ao catálogo. O Collect compara o que vai sair com o que entrou. Se há menos ligações ao original do que no início, ou um registro chega sem o tipo de formulário que o catálogo precisa, a carga rejeita-se: o processo termina com erro, não com uma nota ao pé que ninguém lerá.
Não repara o lote. Detém-no para não o carregar no ILS.
Quem opera pode forçar a entrega e aceitar o resultado. O alcance é a integridade do lote face à entrada, não a exatidão de cada campo. Um lote pode passar o controlo e ainda assim conter uma data mal transcrita; isso é revisão de conteúdo.
Limites
Há dois controlos no processo: ao arrancar (fontes na nuvem) e ao entregar o lote. Cobrem ligações ao original e que cada registro leve o seu tipo. Não verificam cada campo. Não há uma cópia de segurança automática antes de catalogar: uma segunda passagem pisa o que havia. A defesa é não carregar o lote degradado, e que operar com uma fonte caída seja uma decisão explícita.
Se a sua instituição processa acervos em lotes grandes e lhe interessa como estes controlos se comportam face às suas fontes, escreva para info@janium.com; podemos rever quais se aplicam ao seu caso.