Quem vem da biblioteca e chega ao arquivo costuma trazer um hábito que não funciona: descrever cada peça como se valesse por si mesma. Um livro de facto vale por si mesmo. A sua ficha descreve-o por inteiro (autor, título, edição, assunto) e esse registo basta para encontrá-lo e usá-lo, não importa o que haja na estante ao lado. Um documento de arquivo não é assim. Um ofício avulso, sem saber quem o produziu, em que processo estava nem o que o antecede, diz pouco. O seu sentido vem tanto do seu conteúdo como do seu lugar dentro de um conjunto.
Essa diferença é a que separa a descrição bibliográfica da arquivística, e é a razão pela qual existe a ISAD-G (a Norma Internacional Geral de Descrição Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos). O mecanismo com o qual o Collect gera os níveis superiores explica-se em De documentos avulsos a Fundo e Série: gerar a hierarquia ISAD-G automaticamente.
Proveniência e ordem original
Duas ideias sustentam toda a prática arquivística.
A primeira é o princípio da proveniência: os documentos de um mesmo produtor (um órgão, uma empresa, uma pessoa) mantêm-se juntos e não se misturam com os de outro, ainda que falem do mesmo tema. Um contrato de compra e venda do Cartório A e outro do Cartório B não vão juntos numa pasta de “compras e vendas”; cada um pertence ao fundo do seu cartório. Agrupa-os a origem, ainda que tratem do mesmo assunto.
A segunda é o respeito pela ordem original: o arquivo conserva a organização que o produtor deu aos seus documentos, em vez de reordená-los por critérios externos. Essa ordem é evidência. Diz como a repartição trabalhava, que trâmite seguia a qual, como se agrupavam os assuntos. Reordenar alfabeticamente ou por data pode parecer mais arrumado, mas apaga informação que o arquivo devia preservar.
Dessas duas ideias decorre todo o resto. Um arquivo é uma estrutura que se descreve inteira, e as suas peças não se catalogam uma por uma como se fossem independentes.
Do todo à parte
Por isso a ISAD-G descreve em níveis, do conjunto maior à unidade menor:
Fundo → Secção → Série → Processo → Documento simples
O fundo é tudo o que foi produzido por um mesmo organismo ou pessoa. Dentro dele, as secções correspondem a divisões (áreas, funções); as séries agrupam documentos gerados por uma mesma atividade (correspondência, atas, folhas de pagamento); o processo reúne os documentos de um mesmo assunto; e no fundo da hierarquia está o documento simples, a peça concreta.
A descrição vai de cima para baixo, e cada nível herda do anterior. O que se diz no fundo (quem o produziu, a sua história, as condições de acesso) não se repete em cada processo nem em cada documento; descreve-se uma vez, no nível que corresponde, e aplica-se a tudo o que pende abaixo. A ISAD-G chama a isso regra da não repetição. Descrever um arquivo como se fosse um catálogo de fichas planas (cada documento com o seu produtor, a sua história e as suas condições repetidos) não só custa mais trabalho: perde a estrutura que tornava o conjunto legível.
O que o Collect produz, e o que precisa para fazê-lo
O Janium Collect lê os documentos de um acervo e produz registos no formato que a instituição usa. Para arquivos, esse formato é a ISAD-G, com os seus níveis e a sua lógica de proveniência.
O Collect descreve numa ordem particular. Primeiro os documentos simples (o que está à vista em cada documento) e, a partir deles, o seu exportador hierárquico gera os níveis superiores: monta a árvore com a localização de cada item e sobe ao nível que lhe corresponde os dados que os itens partilham. O resultado é uma descrição que vai do fundo à peça, construída da peça para cima.
O quadro de classificação, isto é, que fundos, secções e séries existem, é definido pela instituição ao preparar a coleção, e o Collect resolve onde fica cada documento dentro desse quadro. Se o material chega com um inventário, uma coluna indica a que série pertence cada linha. Se chega em pastas ordenadas segundo o quadro, o caminho de cada ficheiro dá a sua localização. Se chega sem nenhuma das duas coisas, o modelo de linguagem lê o documento e coloca-o na secção que corresponde ao seu tipo, de entre as que o perfil enumera: uma ata de conselho vai para a secção de atas e um contrato para a de contratos. Essa localização é a primeira coisa que convém rever.
As secções e as séries são sempre as do quadro da instituição. Um conjunto de digitalizações sem inventário, sem pastas e sem um quadro definido precisa primeiro desse trabalho de organização, que é feito pelo arquivista, e depois o Collect descreve o que já tem uma ordem.
Para continuar a conversa
A ISAD-G é a forma de descrever quando o que importa é de onde vem um documento e com quais outros ele vai. Se a sua instituição tem um fundo a descrever e quer ver como se comporta a geração de níveis com a sua própria estrutura de proveniência, ou discutir onde estão os seus limites com o seu material concreto, escreva-nos para info@janium.com; interessa-nos entender como está organizado o seu arquivo hoje.